Business ohne Blabla

Zweckmäßig formulierte Brief- und Mailtexte

Emotionale Botschaften sind wichtig, um gute Kontakte zu pflegen, das Image zu stärken und zu überzeugen. Aber die meisten Mails und Geschäftsbriefe sollen vor allem zügig Informationen übermitteln. Wenn die Leserinnen und Leser sie schnell richtig verstehen, sorgt das zum einen für „Korrespondenz mit Effizienz“. Und zum anderen tut es den Angeschriebenen gut, sich nicht erst lange den Kopf zu zerbrechen. Verständlichkeit ist eine Form von Freundlichkeit. Aber wie kann man die Sprache gezielter gestalten? Ein paar Vorschläge:

 

Bring´s gleich auf den Punkt. Schon in den ersten Zeilen sollte genau gesagt werden, worum es geht. Praktische Hilfe bieten die 7 W-Fragen, an die Journalisten sich gern halten: Wer? Was? Wo? Wann? Wie? Warum? Wozu?

Schreibe einfach. Schnörkellosigkeit ist modern und sachlich, das passt gut zum Handwerk. Die Sätze gern kurz halten und Schachtelsätze vermeiden.

Sei klar und direkt. Sachverhalte immer möglichst genau beschreiben. Dabei beschränkt man sich auf das, was (1.) für den Zweck des Schreibens und (2.) für Empfängerin bzw. Empfänger wirklich wichtig ist.

Cool bleiben. Auch Negatives kann man konkret benennen und muss nicht drumherum reden. Was man persönlich fühlt, zum Beispiel Ärger, drückt man aber am besten gar nicht oder sehr höflich aus. Damit ist man im Konfliktfall auch juristisch auf der sicheren Seite.

Nicht zu förmlich. Der Stil darf heutzutage ungezwungen sein. Besonders entspannt wirken Texte mit mehr Verben als Hauptwörtern, und Aktivsätze sind besser als Passivsätze. Also „wir liefern morgen“ statt „morgen wird geliefert“ oder „morgen erfolgt die Lieferung“.

DU- statt ICH-Perspektive. Gehe auf das ein, was deine Adressaten betrifft, freuen würde oder interessiert. Sprich zum Beispiel nicht von dem, was du leisten kannst. Sprich davon, was deine Kompetenz für die Kunden leistet.

Sieh die Dinge positiv. Entschuldigende Wendungen wie „leider“, „erst“, „nur“ gelten als höflich. Aber tatsächlich erwecken sie den Eindruck, dass wir anderen etwas schulden, ohne dass das überhaupt der Fall ist. Beispiel: „Leider kann erst am Montag mit den Arbeiten begonnen werden.“ – „Schon am Montag können wir mit der Arbeit an Ihrem Haus anfangen.“ Was sorgt wohl für mehr gute Einstimmung?

Sei freundlich. In jeder Nachricht ist noch Platz und Zeit für nette Worte. Eine herzliche Schlussformel, Dank, ein guter Wunsch ergänzen das Geschäftliche durch die persönliche Geste. Es lohnt sich, sich hier öfters neue Nettigkeiten zu überlegen. Das bringt eine Extraportion Freundlichkeit in den Arbeitsalltag.

Bleib deinem Stil treu. Formuliere deine Textbausteine, Brief- und Mailvorlagen so, dass es im Stil zur Website und den anderen Werbemitteln passt. Wenn alles aus einem Guss ist, stärkt dies das Firmenimage und zahlt auf die Marke ein.