So holt man Azubis schon vor dem ersten Arbeitstag ins Team - Mit Preboarding den Nachwuchs besser binden und einbinden

In den meisten Mitgliedsbetrieben starten zum 1. August neue Azubis in ihr erstes Lehrjahr – aufregender erster Schritt auf dem Weg in den Beruf. Schon allein deshalb sollte man für Vorfreude sorgen und einen gelungenen Auftakt vorbereiten. Ein guter Vorlauf, eine freundliche Begrüßung und hilfreiche Information zur Einführung sind aber auch im Sinne des Unternehmens. Denn die richtigen Maßnahmen zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag haben viel Einfluss darauf, wie sich die neuen Teammitglieder im Betrieb fühlen, wie sie sich integrieren und ob sie bleiben.

 

Personalführungsfachleute empfehlen deshalb ein gut geplantes Preboarding und Onboarding. Unter den Begriff Preboarding fallen alle Aktivitäten, die die Ankunft im Unternehmen vorbereiten. Zum anschließenden Onboarding (dazu demnächst mehr) gehören dann die Vorbereitung und Begleitung der Arbeitsaufnahme im Betrieb.

 

Preboarding beginnt, sobald man mit den neuen Azubis den Ausbildungsvertrag abschließt. Dazu gehören die Unterlagen, die man direkt aushändigt oder zeitnah übersendet, nachdem der Vertrag unterschrieben zurückgesendet wurde. Gut eignet sich eine nicht zu umfangreiche Azubi-Broschüre. Inhalte: knappe Informationen zum Ausbildungsverlauf, einige Grundgedanken zu Werten und Selbstverständnis als Ausbilder, ein Gruß, der die Vorfreude auf die Ausbildung bestätigt und stärkt. Erscheint das zu aufwändig, können auch die Vertragsunterlagen Teil des Preboarding werden. Da das Berufsausbildungsvertragsformular Papierform hat, kann man ihm sehr gut eine Seite mit einer freundlichen Begrüßung beilegen. So etwas ist ebenfalls eine gute Employer Branding-Plattform. Und das trockene Formular bekommt eine persönlichere Note und stellt Nähe her.

 

Die Zeit nach dem erfolgreichen Vertragsabschluss ist eine sensible Phase: Jedes Jahr sagen rund 15 Prozent der Ausbildungs-Bewerberinnen und –Bewerber wieder ab, ghosten das Unternehmen oder erscheinen am ersten Arbeitstag einfach nicht. Indem man in dieser Phase die Verbindung aufrechterhält, kann man Absprung-Warnzeichen frühzeitig erkennen und dann gegensteuern – oder aber schnell noch nach Alternativkandidaten suchen. Bewährt hat sich eine Mischung aus gedruckten Unterlagen, vielleicht sogar kleinen Werbegeschenken per Postsendung sowie direktem Kontakt per Telefon, e-Mail, WhatsApp. Die Kommunikation sollte dabei immer einen konkreten Gesprächsanlass haben, etwa die Frage nach der Größe für die Arbeitskleidung. Wenige Tage vor dem Ausbildungsbeginn hört man nach, ob es noch Fragen gibt. Das nimmt den teils schon ein bisschen aufgeregteren Neulingen Unsicherheit.

 

Wenn es geht, macht man im Vorfeld sogar schon persönliches Miteinander möglich. Manche Betriebe laden die neuen Azubis zu einem Besuch ein, im Sommer eignet sich dafür der beliebte Firmen-Grillnachmittag ideal. Oder man organisiert vorweg eine „Wir freuen uns auf Euch“-Betriebsführung. Auch hinter den Kulissen ist noch einiges zu tun, etwa wenn Werkzeug und Hardware bereitgestellt werden muss (Tablet, Firmenhandy etc.) sowie Arbeitskleidung zu bestellen ist.

 

Kurz vor dem Starttag beginnt dann die dritte Preboarding-Etappe: Die neuen Azubis erhalten die nötigen Detailinfos zum Auftakt (Uhrzeit, Anfahrt mit ÖPNV-Verbindun­gen und Parkmöglichkeiten, Treffpunkt im Betrieb, wer sie dort erwartet usw.) sowie gegebenenfalls Formulare, die ausgefüllt mitgebracht werden können, zum Beispiel den Personalbogen. Es ist schließlich nicht nur für die Neulinge schöner, wenn der Starttag nicht durch Formalkram belastet ist.

 

Parallel bereitet der Betrieb jetzt das Onboarding vor. Zu dessen Bausteinen gehö­ren: Organisation des Tagesablaufs mit Rollenverteilung bzw. Abstimmung mit Ausbildungsverantwortlichen / Mentoren / Buddys, Bereitlegen aller notwendigen schriftlichen Unterlagen (Liste der Ansprechpartner, Sicherheitsregeln, Arbeitsmittel, Ausstattung usw.), Notizen für die Begrüßungsrede, eventuell kleine Stärkungen für die Kennenlernrunde.

 

So ein Preboarding-Konzept muss man zwar einmal intensiv durchdenken und die Aktivitäten systematisch vorbereiten. In den Jahren danach kostet es dann aber nur noch den Aktualisierungsaufwand. Und jede frühzeitig einbeziehende Maßnahme stärkt in der entscheidenden Anfangsphase die Motivation, den erfolgreichen Einstieg und die längerfristige Bindung ans Unternehmen.