Hier und Jetzt statt Irgendwann

Tipps gegen die „Aufschieberitis“

 

„Es sind jeweils drei Sparten auszufüllen a) versprochenes Datum der Fertigstellung b) Ausrede, c) tatsächliches Datum der Lieferung (Tag, Monat, Jahr)“ heißt es in Ephraim Kishons Satire „Warten auf Nebenzahl“, in der er Kummer mit einer Tischlerei humorvoll aufs Korn nimmt und schildert, wie von Aufschieberitis betroffene Kunden Art und Dauer ihrer Enttäuschungen katalogisieren. (Der bei Tischler Nebenzahl in Auftrag gegebene Esstisch wird zur Überraschung aller übrigens schließlich doch noch geliefert, eindreiviertel Jahre nach Bestellung…) Während jedoch in Kishons lustigem Fallbeispiel der chaotische Meister selbst der Übeltäter ist, sind Zeitmanagementprobleme in der Realität des modernen Betriebsalltags meist multifaktoriell – und zum Glück vermeidbar oder relativ zügig behebbar.

 

In 100 TOP-Mitgliedsbetrieben weiß man, wie das geht. Unsere Teams sind stolz darauf: In Kundenbefragungen bescheinigt man ihnen durchweg gute Organisiertheit und verlässliche Termintreue. Nachfolgend verraten wir ihre Top- bzw. 100 TOP-Tipps:

 

Planvolle Auftragsannahme

Ähnlich wie eine Fluggesellschaft müsste eigentlich auch ein Handwerksbetrieb seine Kapazitäten leicht überbuchen. Denn so wie bei fast jedem Flug damit zu rechnen ist, dass Passagiere ihre Buchung in letzter Minute canceln oder nicht erscheinen, ge­hört es auch zum Unternehmensalltag, dass Aufträge storniert werden, dass Kunden gemachte Zusagen zurückziehen oder Projekte verschieben. Um Stillstand zu vermeiden, nehmen manche Betriebe daher etwas mehr Arbeiten an, als sie tatsächlich real bewältigen können. Doch sobald es dann einmal nicht zu den erwarteten Ausfällen kommt, entsteht eine Überlastungssituation. Sie bedeutet Stress fürs Team, und selbst zügigste Erledigung verzögert die Bearbeitung von nachfolgenden Aufträgen.

 

100 TOP-Führungskräfte raten deshalb dazu, mit dem Überbuchen lieber vorsichtig zu sein. Wer sich auf belastbare, langfristig gewonnene Erfahrungswerte stützen kann und bislang damit erfolgreich war, soll sein bewährtes Verfahren natürlich unbedingt beibehalten. Aber wer sich nur durch die aktuellen krisenbedingten Storno-Statistiken beunruhigt fühlt und jetzt Ausfällen vorbeugen möchte, sollte lieber eine andere Strategie nutzen: den Aufbau eines Nachrücker-Pools. In diesem Pool sammeln sich aktuelle Anfragen, die man bei normaler Auslastung abweisend hätte beantworten müssen. Ideal sind zum Beispiel Aufgaben überschaubaren Umfangs, die in den Bereich „Verschönerungen“ fallen, so dass Aufschub problemlos möglich ist. Diese Interessenten werden berücksichtigt, sobald durch eine Absage einmal kurzfristig Kapazität frei wird. Wichtig ist, dass man Anfragende von vornherein um Geduld bittet und offen und ehrlich erklärt, dass man den Auftrag nicht sofort annehmen kann, jedoch die nächste passende Lücke im Zeitplan anbieten möchte, falls der Kunde flexibel genug planen kann. Selbstverständlich nennt man korrekterweise als Alternative, sich bei Eile an einen anderen Betrieb zu wenden, empfiehlt vielleicht sogar vertrauenswürdige Branchenkollegen. Meist wollen das die Interessentinnen oder Interessenten aber gar nicht, sie haben einen ja gezielt angesprochen.

 

Zwar hat sich unter Umständen später dann doch die eine oder andere Auftragsanfrage im Pool erledigt, wenn man anruft, aber dann freut man sich eben mit. Man gibt der Hoffnung Ausdruck, dass es beim nächsten Mal schneller klappt, und spricht die Nächste oder den Nächsten auf der Pool-Liste an. Meist werden solche Vorschläge jedoch ausgesprochen positiv aufgenommen, und die Anfragenden bringen Geduld mit. „Besser spät als nie“ heißt es, wenn man auf diese Weise doch noch bei seiner Wunschfirma drankommen kann.

 

Eine Win-Win-Situation: Die Kunden, denen man eigentlich hätte absagen müssen, freuen sich, später doch noch die gewünschte Leistung erhalten zu können. Und im Betrieb freut man sich über organisierte kontinuierliche Auslastung ohne Überlastung. Der Zwang zum gefährlichen Aufschieben entfällt.

 

Neben Verzögerungen, die man quasi selbst durch Fehlplanungen bei der überbesorgten Auftragsannahme „herbeiorganisiert“ hat, gibt es solche, die im System durch andere Mechanismen entstehen.

 

Aufschieberitis vorbeugen

Ein Problem, das in jeder Gruppierung und Organisation auftreten kann (ja, in jeder: Familien, Firmen, Schulen, Unis, Behörden, Parteien…), ist die sogenannte Prokras­tination. Zwischen zehn und 20 Prozent der Bevölkerung sind aktuellen Forschungen zufolge betroffen. Der Ausdruck kommt von Lateinisch „pro“ = „für“ und „cras“ = „morgen“ und benennt die Neigung, die Erledigung von Aufgaben zu vermeiden, verdrängen, verschieben. Das müssen übrigens nicht unbedingt Aufgaben sein, die man ungern erledigt. Typische Ursachen sind vielmehr:

 

  • lähmende Angst, einem eigenen oder von außen vorgegebenen überhöhten Perfektionsanspruch nicht zu genügen,
  • von früheren Stellen oder aus der Ausbildung mitgebrachte Routinen, nur last minute und unter Zeitdruck Leistung zu bringen,
  • das „ist eh nicht zu schaffen“-Gefühl der Überforderung durch Art oder Umfang der Aufgabenstellung.

 

Auch in den ganz normalen Arbeitsalltag eines Unternehmens kann sich das Phänomen einschleichen – und dann wird die schlechte Gewohnheit wirtschaftlich schnell schädlich. Sie ist so verbreitet, dass die Deutsche Handwerks Zeitung ihr im Juli sogar einen ausführlichen Ratgeberartikel gewidmet hat. Genieren muss man sich also nicht, wenn man das Problem auch in den eigenen Reihen ausfindig macht, man ist nicht die oder der einzige Betroffene. Hauptsache, man ändert etwas!

 

In den 100 TOP-Betrieben steht ein praktisches Mitarbeitermanagementsystem zur Verfügung, das solchen Entwicklungen und Aufschiebe-Tendenzen vorbeugen hilft. Das System meX unterstützt die einzelnen Teammitglieder individuell dabei, Stärken und Schwächen zu erkennen, sich weiter zu entwickeln, Arbeitsabläufe zu steuern und Aufgaben erfolgreicher zu erledigen.

 

Doch auch ohne ein solches Tool lässt sich die ungesunde Variante der Mañana-Mentalität nachhaltig wegorganisieren.

 

  • Die unverzichtbare Basis ist ein Betriebsklima, das frei ist von psychologischen Prokrastinations-Förderern.
  • Wesentlich sind: eine angstfreie, förderliche Atmosphäre sowie solides, handwerklich fundiertes Qualitätsdenken. Es kommt prima ohne „chefig“ vermittelten Über-Perfektionismus und Detailversessenheit aus.
  • Ebenso gehört dazu, dass man Arbeitsprozesse portioniert, in Etappen unterteilt, so dass mitgebrachte last minute-Gewohnheiten gar nicht erst aufkommen können oder gar durch Erfolg belohnt werden.
  • Besonders für weniger erfahrene jüngere Teammitglieder ist wichtig, dass Vorgaben nicht abstrakt formuliert werden („bis … muss … fertig sein!“). Vielmehr muss aufgezeigt werden, wie die geforderte Leistung bzw. das gewünschte Ergebnis erreicht wird. Die Verantwortlichen an den Baustellen sollten das unbedingt auch dann noch berücksichtigen, wenn es mal stressiger wird oder Eile geboten ist.
  • Äußert im Team jemand, dass sie oder er Zeitdruck „einfach braucht“, kann ein Coaching angebracht sein. Manchmal ist die Lust an Arbeit auf den letzten Drücker zwar bloß eine falsche Vorstellung von Coolness. Aber weit öfter steckt eine Unterbewertung der eigenen Leistungsfähigkeit dahinter. Der Druck wird dann regelrecht benötigt, um mangelnde Selbstgewissheit und Erfolgs-Zuversicht zu kompensieren: Getrieben werden will, wer nicht an sich selbst glaubt. Aus diesem Dilemma hilft praktische Unterstützung durch Fachleute.
  • Sehr effektiv sind verlässliche Rhythmen. Wenn Pausen- und Feierabendzeiten eingehalten werden, wenn nur selten Sonderschichten und Überstunden anfallen, werden gar nicht erst Wünsche nach ausweichendem oder aufschiebendem Arbeitsverhalten ausgelöst. Trödelei ist nämlich oft so etwas wie ein stummer Protest. Zum Beispiel gegen als Einengung oder Ausnutzung empfundene Tages- und Arbeitspläne.
  • Überforderungssituationen lässt sich durch organisatorische Strukturiertheit vorbeugen. Dies umfasst realistische Zeitplanung mit genügend Puffern, konkrete Beschreibungen, klare Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten, verlässliche, angenehme Rahmenbedingungen, nachvollziehbare und mit der vorhandenen normalen Leistungsfähigkeit erreichbare Zielvorgaben.
  • Zwischendrin im Projektverlauf sollten in regelmäßigen Abständen Checks stattfinden, ob Teilziele erreicht wurden. Nötigenfalls können dann schnell Hilfestellungen gegeben oder Anpassungen vorgenommen werden.
  • Eine Selbstverständlichkeit sollte sein, als Chefin oder Chef unterwegs an Etappenzielen sowie nach Projektende Bestätigung zu geben und den Beitrag der Teammitglieder zum Gesamterfolg zu würdigen. Denn auch Motivation durch Wertschätzung ist ausgesprochen wirksam und hilft dabei, Prokrastination vorzubeugen.